Туризм

Деловой туризм или business tourism – быстро развивающийся сегмент туристского рынка всего мира. Часто такой вид туризма обозначают аббревиатурой MICE, что обозначает Meetings / Incentives / Conferences / Exhibitions (встречи / инсентив / конференции / выставки).

Идея совместить туризм с делом пришлась по вкусу многим. Как тут не вспомнить слова Николая Чернышевского: «Говорят, путешествие – лучшее средство образовать себя во всем: правда, точно правда! Как многому тут научишься».

И если вы разделяете эту точку зрения, то деловой туризм – для вас.

Деловые туры: особенности

Высокие затраты на подготовку. Одной из основных составляющих успешного бизнеса являются контакты. Состоится ли встреча, как пройдут переговоры? От ответов на эти вопросы иногда зависит судьба всего бизнеса. А чем сложнее структура компании и географическая разобщенность ее филиалов, тем больше времени и средств уходит на организацию командировок, прием партнеров и гостей.

Максимальные требования к качеству. Организация бизнес-туров – это необходимость найти самую короткую стыковку авиарейсов, самый удобный трансфер, самый ближайший к выставке отель и так далее. Тогда деловой тур станет отличной возможностью увидеть новую страну и открыть новые горизонты для своего бизнеса.

Высокий официальный статус договоренностей. Часто в процессе ведения бизнеса возникает необходимость обращение в госструктуры других стран для получения лицензий, сертификатов, разрешений, это также связано с деловыми поездками, встречами и может потребовать массу времени и средств в случае неправильной организации.

Презентационный характер туров (Интенсив-туризм). Инсентив-программы – это программы, направленные на мотивацию сотрудников компании или ее постоянных клиентов. Существуют два вида таких программ: выездные семинары, конференции, выездные школы и индивидуальные туры. Последними часто награждают сотрудников компании и партнеров.

Деловые туры: багаж

При деловом туризме багаж туриста несколько отличается от багажа отдыхающего. Прежде всего, своей компактностью.

Обязательно нужно взять:

• Национальный паспорт
• Загранпаспорт (с визой)
• Билеты
• Страховку
• Пропуска, командировочные листы, подтверждение аккредитации и тому подобное
• Электронную карту с необходимым количеством средств
• Наличные деньги на дорогу
• Органайзер с телефонами офиса, коллег, личные телефоны представителей принимающей стороны
• Сотовый телефон (с поддержкой сети принимающей стороны) и зарядным устройством к нему
• Карты окрестностей места назначения и, возможно, маршрута
• GPS
• Ноутбук с необходимыми документами, программным обеспечением и блоком питания
• Бумажные материалы
• Деловые сувениры
• Фотоаппаратуру

Количество белья и одежды, которое вы возьмете с собой, зависит от длительности вашей командировки, ваших личных привычек и средств, так как времена тотального дефицита давно канули в лету, а предметы личной гигиены в хороших отелях всегда в наличии.

Деловые туры: кому доверить?

Ввиду сложности организации делового туризма. это лучше всего доверить профессионалам.

Аутсортинг функций по организации деловых туров и мероприятий способен существенно снизить ваши затраты. Существует масса агентств, занимающихся организацией деловых поездок. Многие из них сотрудничают в рамках специальных ассоциаций, таких как американская ассоциация делового туризма «SITE» (Society of Insentive and Travel Executives), которые объединяют авиакомпании, отели, круизные линии, учебные учреждения, конгресс-центры, консалтинговые и страховые компании, фирмы-туроператоры инсентив-туры и транспортные компании.

Имеет смысл обращаться к уже хорошо зарекомендовавшим себя на этом сегменте туристического рынка компаниям. Таким как «Travel Management Company», «Zelenski Corporate Travel Solutions», «RGB Tour», «Travelmart», «Леонардо».

Как правило, компании, давно специализирующиеся на рынке бизнес-туризма, могут предоставить вам приблизительный список услуг в качестве стандартной программы:

• выбор места проведения с предварительным вылетом в страну с представителем компании;
• организация прямых чартерных авиарейсов или мест для группы на регулярных рейсах авиакомпаний;
• визовая поддержка;
• транспортировка и таможенная очистка материалов конференции и образцов продукции;
• организация групповых и индивидуальных трансферов;
• процедура ускоренного размещения в гостиницах для всей делегации;
• регистрация участников, раздача материалов конференции;
• подбор и подготовка конференц-залов, установка технического оборудования (включая нестандартное), звуковое сопровождение, экраны;
• организация экскурсионной программы и досуга;
• team-building, разработка и проведение конкурсов и спортивных соревнований;
• фрахт необходимого количества судов для организации корпоративного круиза;
• организация выездного питания (catering);
• выбор места проведения и подготовка гала-ужина;
• получение разрешения и согласования в случае работы с нестандартными площадками;
• организация концертной программы, приветствий местных властей;
• выбор памятных сувениров для участников и брендирование сувенирной продукции.
• В случае вашего желания совместить деловой туризм с каким-либо торжеством, вам предложат дополнительный перечень услуг, включая организацию развлекательных программ.

Поинтересуйтесь, имеет ли выбранная вами компания прямой доступ к международным системам бронирования авиабилетов, отелей, аккредитацию в посольствах различных стран. Наличие таких возможностей может ускорить оформление ваших документов и снизить затраты. Кроме того, некоторые компании могут добавить в перечень своих услуг бесплатную туристическую визовую поддержку при бронировании гостиницы для ваших партнеров, бесплатную доставку авиа - и железнодорожных билетов.

При организации деловых туров стоит обратить внимание на временной фактор. Обратиться в агентство оптимальнее всего за 3–4 месяца до начала тура, и тогда его подготовка пройдет для вас комфортно и спокойно.

Дать заявку на предоставление услуг тур-оператора